Как заверить копии документов, представляемых в налоговую?

Минфин России дал разъяснения по поводу предоставления в налоговую инспекцию копий документов в контексте ст. 93.1 и 165 НК РФ.

По мнению Минфина, по смыслу ст. 93 НК РФ документы в налоговую инспекцию должны предоставляться в виде заверенных копий каждого документа в отдельности. Предоставление заверенной подшивки документов не допускается не зависимо от того, сколько документов вам приходится представлять, один или пару тысяч.

Насколько это разумно и правомерно? Попытаемся разобраться в этом, для чего рассмотрим каждый из доводов приведенных Минфином.

Как правильно указывается в письме, под заверенной копией документа понимается копия, имеющая определенные реквизиты, придающие её юридическую силу (п. п. 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65 конкретизируется перечень реквизитов, необходимых для придания документу юридической силы: должность лица, заверившего копию; личная подпись и заверительная надпись: "Верно".

Действительно, указанные положения законодательства имеют место быть и должны учитываться при разрешении вопроса относительно порядка и формы предоставления документов для проверки.

Основным же камнем преткновения является довод Минфина относительно наличия в содержании ст. 93 НК РФ требования о необходимости предоставления заверенных копий каждого документа в отдельности. Стоит отметить, что указанная позиция также высказывалась Минфином в письмах от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 N 03-02-07/1-549.

Из одного лишь текста статьи 93 НК РФ не следует необходимость заверения каждого документа в отдельности. Указаний на то, что именно должно быть заверено – каждый документ по отдельности или подшивка – данная статья не содержит.

Вместе с тем, содержание ст. 93 НК РФ в совокупности с вышеприведенными положениями нормативных актов, позволяет говорить о том, что документы в форме подшивки предоставлять нельзя.

Судебная практика также придерживается указанной позиции (Постановление ФАС МО от 05.11.2009 по делу N КА-А41/11390-09; Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2012 г. N 08АП-2471/12 по делу N А75-10184/2011; Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 19.08.2011 г. N 10АП-4276/11 по делу N А41-43081/10). Так, например, ФАС МО указал: «Из положений статьи 93 НК РФ следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов».

Конечно, у подшивки документов имеется масса плюсов, основным из которых является избавление налоговых инспекций от необходимости проверки правильности заверения каждого документа, а налогоплательщиков от весьма утомительного штампования «верно». Тем более, что с точки зрения заверения подлинности документов, по нашему мнению, нет принципиальной разницы, подтвердит ли организация подлинность каждого документа в отдельности или же сразу всей подшивки. Так, арбитражные суды признают представление подшивки заверенных документов в качестве надлежаще оформленных доказательств. Однако, в свете приведенных положений законодательства и сложившейся судебной практики все-таки следует признать, правомерность требований налоговых органов о предоставлении заверенных копий каждого документа в отдельности, а, следовательно, и правомерность отказа принять подшивку.

Кстати, Минфин в комментируемом письме напомнил, что непредставление документов в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. ст. 126 или 129.1 Кодекса. А представление подшивки документов будет расценено налоговым органом именно как «непредставление документов».

В завершении отметим, что заверение копии документа в соответствии с положениями ст.ст. 185 – 189 ГК РФ может осуществляться представителем, действующим на основании доверенности. Т.е., по крайне мере, эту неблагодарную работу руководитель может перепоручить своим подчиненным, в т.ч. секретарю.

Индивидуальным предпринимателям следует помнить о необходимости нотариального удостоверения доверенности, что вытекает из абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ (Письмо Минфин России от 07.08.2009 N 03-02-08/66). Доверенность от имени юридического лица такого удостоверения не требует.

Понравилась статья? Порекомендуйте друзьям:

Отзывы клиентов