Что произошло?

Специалист по кадрам написала заявление на увольнение по собственному желанию. В связи с тем, что всю кадровую документацию она вела единолично, перед работодателем встали вопросы:

• все ли «гладко» в кадрах?
• какие документы в день своего увольнения кадровик должна передать директору (или иному назначенному приказом руководителя лицу)?
• как оформить прием-передачу кадровых документов?

Что было сделано?

Скажем сразу, четких правил, как осуществить процедуру приема-передачи дел от увольняющегося работника (кадровика, юриста или менеджера – не важно) нет. Объясняется это тем, что единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Именно поэтому на практике приём – передача дел отдела кадров также не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем.

Работодатель, понимая, что с момента увольнения специалиста по кадрам вся ответственность за уже допущенные ошибки ложится на него, инициировал экспресс-проверку наличия и текущего состояния кадровой документации на предмет ее соответствия требованиям действующего трудового законодательства.

Нами была проведена оценка полноты состава и правильности оформления документов по кадрам организации (в том числе локальных нормативных актов), системы регистрации кадровой документации, системы хранения документов и подготовки дел к архивному хранению.

Обнаруженные в результате сверки недочеты были зафиксированы в виде таблицы в передаточном Акте.

На момент увольнения специалиста по кадрам работодатель уже имел четкое представление об объемах последующей коррекции системы кадрового документооборота. Необходимые работы по восстановлению / исправлению документов были выполнены.

Таким образом, правильная организация процесса приема-передачи кадровой документации позволили работодателю вовремя устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать свои риски, связанные с некорректным ведением документов по кадрам.