Минфин РФ в письме от 13 декабря 2011 года № 03-02-07/1-430 в очередной раз высказался на предмет добросовестности налогоплательщика при выборе контрагента.

В рамках указанного письма представлен перечень «рекомендательных» для налогоплательщика действий при выборе контрагента, предупреждающих партнерство с недобросовестными субъектами гражданского оборота.

К таким действиям относятся:

1. проверка документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента (его представителя) и документов, удостоверяющих личность;
2. проверка информации о фактическом месте нахождения контрагента, наличии производственных и (или) торговых площадей
3. проверка информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ (официальный сайт ФНС России).
4. анализ очевидных свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора, в частности с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.

Остановимся подробней на каждой из приведенных мер.

1. На практике проверка полномочий руководителя компании контрагента (представителя) не составляет особого труда, за исключением случаев, существенной удаленности друг от друга. В таких случаях организации нередко ведут документооборот в электронной форме, в частности, осуществляют пересылку сканированных доверенностей, копий уставов, паспортов, выписок из ЕГРЮЛ. Однако часто забывают о необходимости направления указанных документов почтой.

Все это может побудить сомнения в вашей добросовестности при выборе контрагента у налоговой инспекции.

Во избежание указанных последствий можно предложить следующую схему документооборота при проверке полномочий представителей контрагента:

• Первоначально запрашивается следующий пакет документов: надлежащим образом заверенные копии устава, протокола о назначении директора, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и о государственной регистрации юридического лица, паспорта представителя, которым будет совершаться сделка, выписка из ЕГРЮЛ, заказанная не ранее месяца до предъявления, оригинал доверенности представителя.

Надлежаще заверенным в данном случае будет документ, на котором указано: «копия верна», Ф.И.О. и должность заверившего лица, а также подпись последнего вместе с печатью организации. Причем следует обратить внимание, что заверитель должен обладать полномочиями на заверение копий.

При условии, что все указанные документы будут направляться электронно, предлагается сразу же просить предоставить электронный экземпляр квитанции, подтверждающей отправку в ваш адрес этих документов по почте. Это позволит отследить судьбу почтового отправлениячерез сайт ФГУП «Почта России», а в суде послужит доказательством вашей предусмотрительности. Дополнительно можно потребовать предоставить информационное письмо, в котором будут содержаться все контактные данные организации, в том числе адрес электронной почты, номера факсов/телефонов.

• После проверки полномочий по представленным документам рекомендуется осуществлять контроль за совершением сделки со стороны контрагента уполномоченным лицом, для чего можно использовать сведения с сайта ФНС на предмет внесения изменений в ЕГРЮЛ, которые могут означать смену руководства партнера. В случае если от имени организации действует представитель по доверенности, необходимо по схеме, изложенной выше, запрашивать у руководства организации сведения о действии доверенности представителя.

2. Проверка фактического местонахождения контрагента может осуществляться такими способами как:

• Проверка местонахождения потенциального партнера реальным выездом на место.
• Запрос у контрагента заявления о фактах, под которым понимается документ, содержащий в себе информацию об интересующих вас характеристиках партнера. В данном случае сведения о фактическом местоположении контрагента. Получение такого заявления от контрагента в ответ на ваш запрос позволит говорить о наличии в ваших действиях добросовестности при выборе контрагента.

3. Проверку информации о государственной регистрации юридического лица на сайте налоговой рекомендуется проводить перед и по ходу сотрудничества с организацией, а также хранить распечатки страниц интернета с целью дальнейшего возможного использования, поскольку последние, будучи заверенными организацией, будут иметь доказательственную силу в суде.

Полезной также будет являться информация о судебных разбирательствах, в которых участвовал или участвует контрагент, что можно отследить через сайт Высшего арбитражного суда РФ.

Кроме того, не лишними будут сведения о наличии возбужденных в отношении потенциального партнера исполнительных производств, которые можно получить на сайте Федеральной службы судебных приставов.

Полученная таким нехитрым образом информация, оформленная в качестве надлежаще заверенных распечаток страниц, позволит говорить о наличии добросовестности и осмотрительности в выборе партнеров.

4. Проверка возможности совершения контрагентом сделки, предложенная Минфином, является наиболее сложной, поскольку в целом будет построена на оценочных суждениях стороны, проверяющей сведения. При этом вывод о реальности и возможности совершения сделки всегда будет относительным. Тем не менее, следует стремиться к разумной оценке условий сделки. Например, условия договора о поставке вам товара в течение одного дня с другого конца страны разумными и реальными назвать будет крайне сложно.

Следует, однако, учитывать, что партнер может обосновать возможность исполнения заключенного с вами договора какими-либо вполне разумными доводами – наличием, например, в вашем регионе партии товара, от которого отказалась третья организация, сотрудничающая с вашим партнером. В таком случае можно прибегнуть к запросу ранее рассмотренного в п. 2 заявления о фактах.

Оценивая в целом рассматриваемое письмо Минфина РФ, приходим к выводу, что налогоплательщик, желающий быть добросовестным в глазах налогового органа, при заключении сделки должен совершить целый ряд активных действий и фактически провести свое собственное расследование со сбором письменных доказательств, дабы убедиться в благонадежности контрагента. И все это на фоне по-прежнему действующей презумпции добросовестности налогоплательщиков и иных участников экономических правоотношений, с одной стороны, и фактическом бездействии уполномоченных государственных органов, допускающих участие в гражданском обороте фирм-однодневок, с другой.

Учитывая сказанное выше, остается только посоветовать ввести хотя бы часть из перечисленных мероприятий в свою повседневную практику отношений с контрагентами. Это позволит вам в случае спора с налоговой занять достаточно твердую позицию в суде вне зависимости от того, окажется в итоге организация-партнер фирмой-однодневкой или нет.