Что произошло?

Нежданно-негаданно в один прекрасный день руководитель высшего учебного заведения обнаружила наименование своей организации в списке плановых проверок ГИТ. Причем проверка намечалась буквально через две недели!

Что делать? Специалисты по кадрам в организации если и появлялись, то надолго не задерживались. Должного внимания оформляемым кадровым документам никогда не уделялось. Все казалось, что «там же ничего сложного», а значит, «все в порядке». Так было принято решение проверить текущее положение дел в кадрах.

Что было сделано?

Проведенный правовой анализ имеющихся кадровых документов организации показал: многие из них оформлены некорректно, с нарушением норм и требований трудового законодательства. Часть документов, обязательных с точки зрения Трудового кодекса РФ в организации в принципе отсутствует.

Наиболее яркими нарушениями стали ошибки в оформлении и содержании трудовых договоров, заключение договоров о материальной ответственности с лицами, не имеющими отношения к товарно-материальным ценностям работодателя, ошибки при составлении кадровых приказов и ведении личных карточек Т-2 и т.д.

Важно помнить, что проверка ГИТ не ограничена конкретными периодами проверяемых документов, в связи с чем контролер может запросить документы за любой период деятельности. Объем запрашиваемых документов ограничен только сроками хранения работодателем документов, связанных с трудовыми отношениями, и их необходимостью проверяющим в соответствии с целями проверки. А период хранения большей части кадровых документов составляет 75 лет!

По итогу проверки состояния документов кадрового учета организации был составлен отчет, в котором отразились все выявленные ошибки, сделаны выводы о состоянии кадровой документации и имеющиеся риски, а также предложены рекомендации по устранению выявленных нарушений.

К сожалению, не все документы есть возможность исправить в текущий момент времени. Однако перед проведением проверки ГИТ важно привести всё в порядок с максимально возможным результатом. Это позволит избежать или, по крайней мере, свести к минимуму риск штрафных санкций со стороны проверяющего органа.

Анализируя кадровый учет организации следует помнить, что обязательность наличия тех или иных документов не всегда прямо установлена ТК РФ, а может быть обусловлена совокупностью нескольких норм трудового законодательства. Не всегда можно разобраться в этих тонкостях специалистам, выполняющим обязанности по ведению кадрового учета, но не имеющим ни профильного образования, ни особого опыта работы в данной сфере.

В результате своевременно выявленных нарушений в ведении кадровой документации и наличию конкретного перечня действий, необходимых для устранения недочетов, клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.