С 2013 года работодателям разрешили разрабатывать и внедрять любые удобные для них формы первичных документов для оформления кадровой документации. Связано это с тем, что с 01 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон).

Согласно п.4 ст.9 данного Закона формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Фактически это означает, что для целей бухгалтерского и налогового учета применение унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1 становится не обязательным. Более того, организации просто не имеют права их использовать, если такие формы не утверждены руководителем.

При этом каждый самостоятельно разработанный первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (ч.2 ст.9 Закона).

Использование прежних унифицированных форм первичных учетных документов законом не запрещено. А с учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, организации долго не будут от них отказываться.

Тем не менее, для удобства можно все же удалить из утвержденных Госкомстатом форм первичных документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации, например: ссылки на номер формы и постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО.

После этого новые формы документов по учету кадров, учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждаются приказом руководителя организации. Причем к альбому новых форм первичной учетной документации желательно составить детальную инструкцию по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты.

Анна Лукина,
руководитель Практики трудовых отношений и кадрового учета
Консалтинговой компании «Лигал эксперт»