Ранее в комментарии от 25 мая 2012 года нами давались разъяснения письма Минфина по порядку заверения копий документов, представляемых в налоговую. Из указанного письма следовал вывод о невозможности предоставления в инспекции заверенной сшивки копий документов. На этом разъяснения в части заверения копий документов не окончились.

В письме от 13 сентября 2012 года 13.09.12 № АС-4-2/15309 ФНС дает подробные разъяснения о том, как заверить каждый конкретный документ. На практике нередко возникает вопрос о том, как заверить копию – каждый лист по отдельности или прошить документ и проставить необходимые реквизиты лишь в конце, на шве?

Правильным является каждый из приведенных способов и вот почему. НК РФ не содержит в себе прямых требований к заверке документа, а ФНС не имеет полномочий по установлению таковых.

Вместе с тем, налоговая в рассматриваемом письме обращает внимание на цели, достигаемые надлежащей заверкой копий документов – возможность использования в качестве доказательств, а также в контрольной деятельности инспекций.

Учитывая указанное, считаем возможным заверение как каждой страницы, так всего документа посредством его прошивки. Тем более, что реально подаваемые на практике копии заверяются обоими способами – кому как удобно.

В дополнение к вышеизложенному ФНС в рассматриваемом письме обращает внимание на необходимость при заверке прошивки документа:

• обеспечить свободное чтение текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

Вполне разумные требования, способные исключить вероятность «механических» ошибок в работе любой организации, органа власти. Наверное, каждый не допустит в своей деятельности документ с нечитабельными датами, текстом.

В завершении отметим полезность рассмотренного письма, внесшего ясность в порядок заверки копии документа. Вместе с тем, сложно не обратить внимание на то, что озвученная выше цель налоговых вызывает определенные сомнения в правомерности вывода о невозможности предоставления заверенной сшивки нескольких документов (см. комментарий от 25 мая 2012 года). Ведь если взять несколько документов, прошить их и заверить по аналогии с заверением одного (многостраничного) документа, то различий особых не будет, не так ли? При этом поставленные цели будут достигаться в полной мере. Но нет, такой порядок Минфин счел неуместным, исключив экономию нашего бесценного времени.

Ведущий специалист

Консалтинговой компании «Лигал Эксперт» Валерий Истомин